【強制適用】電子帳簿保存法の３つの区分と強制力を持った内容への改正による影響は？≪詳しくは動画をご覧ください≫

2023年10月1日より開始する「インボイス制度」に加え、
令和3年度税制改正によって、
「電子帳簿保存法（以下、「電帳法」）改正」
の見直しが行われました。
中には強制力を持った内容も含まれるため、
改正内容を正しく理解し、
適用開始に向けて必要な対策を検証することが非常に重要です。
電帳法の変更点には「電子取引」に関する改正が含まれ、
特に「電子保存の義務化」に大きな関心が集まっています。

引用：国税庁ホームページ

1.電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、
会計ソフトによって作成した総勘定元帳や仕訳帳などの「国税関係帳簿」、
貸借対照表や損益計算書などの「決算関係書類」について、
データのまま保存する方法を指します。

2.スキャナ保存
スキャナ保存とは、
領収書や請求書などの紙で受領・作成した書類をスキャンあるいは撮影し、
データとして保存する方法をいいます。

3.電子取引
データとして取得した取引先からの請求書やECサイト等の取引情報について、
そのままデータにて保存する方法です。

なおこれらの電帳法を自社に導入するか否かはあくまで任意であり、
導入するためには
「検索要件」や
「タイムスタンプ要件」
などの細かな基準をクリアしなければなりません。

要件を満たすためには、
社内システムの見直しが必要なケースも多いことから、
電帳法があまり普及していないのが実情です。

ところが上記のうち「電子保存」については、
令和3年度の税制改正がすべての事業者に強制的に適用されるため、
事業者は改正への対応に追われることとなったのです。

今回は電子帳簿保存法の概要について解説しました。
これまでの電帳法は任意適用でしたが、
税制改正によって「電子取引」については強制適用となるため、
事業者は対応を迫られることとなります。

★出力書面の保存がNGに
「電子取引」とは、
メールなどで受領した請求書やECサイト等の取引データについて、
そのまま電子データで保存する方法をいいます。
令和3年度の税制改正により、
「電子取引」については印刷した紙媒体での保存は不可とされ、
下図のとおりデータとして保存することが
義務付けられました。

なお電子データで保存する場合には、
単にPDFなどのデータとして保存すれば良いというものではなく、
以下のいずれかの要件を満たす必要があります。

1. タイムスタンプの付与または削除・訂正のログが確認でき、
検索機能が確保されたシステムに保存すること

2.1のようなシステムが用意できない場合には、
訂正や削除防止に関する「事務処理規程」を作成し、
「取引年月日」や「取引金額」「取引先」を含んだファイル名で統一するなど、
検索できる状態にすること

★2年間の宥恕（猶予）措置
上記改正内容についてはすでに令和4年1月1日から適用が開始したものの、
実務上の混乱を回避するため、
令和4年度税制改正では急遽2年間の宥恕（猶予）措置が設けられました。
この宥恕（猶予）措置によって令和5年12月31日までの期間については、
やむを得ない事情がある場合に、
引き続き出力書面での保存が認められます。
ただしその後は電子保存が義務付けられるため、
事業者は宥恕（猶予）期間中に然るべき準備を進めましょう。

「電子保存の義務化」については2年間の宥恕（猶予）が設けられましたが、　
将来に向けた対策が必要であることに変わりはありません。
企業によっては事務負担が増加するおそれもあるため、
自社にとってベストな対応策を検討しましょう。